Сдача отчетности в электронном виде: отправка в налоговую, ИФНС и другие органы
Налоговая и бухгалтерская отчетность
через Интернет


Бизнес - коммуникации

Сдача электронной отчетности бесплатно — миф или реальность

Многие предприниматели и бухгалтеры предпочитают сдачу налоговой отчетности в электронном виде – это быстро, легко, удобно, к тому же снижается риск ошибок. В большинстве случаев предлагается классический вариант с обращением к специализированным операторам связи. Этот способ не всегда экономичен, а в некоторых случаях и довольно затратен. Поэтому бухгалтерам и предпринимателям стоит рассмотреть альтернативные варианты, которые позволят сократить расходы.

Давайте разберемся, существует ли сама возможность бесплатной сдачи электронной отчетности, и если да, то как можно ей воспользоваться. Также рассмотрим программное обеспечение, которое можно применить для этой цели.

Обязательно ли предоставление отчетности в электронном виде

Обязательно ли предоставление отчетности в электронном виде

Такую обязанность каждый контролирующий орган устанавливает отдельно. В частности, Федеральная налоговая служба предоставляет список налогоплательщиков, которые обязаны предоставлять отчетность в электронном виде. Помимо прочих, в него входят организации со штатом более 100 человек.

Также разрешается добровольный переход на электронный документооборот.

Более точную информацию по этому вопросу можно получить на официальном сайте интересующего вас контролирующего органа. Отчетность в электронном виде можно отправлять в Федеральную службу государственной статистики (Росстат), Пенсионный Фонд (ПФР), Росприроднадзор, Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка (ФСРАР), Фонд социального страхования (ФСС), Федеральную налоговую службу (ФНС). Также можно проконсультироваться со сторонними специалистами.

Программное обеспечение для сдачи электронной отчетности

Вам потребуется ПО для двух целей. Первая – заполнение отчетности в электронном виде. На этом этапе важно, чтобы программа могла проверить документ, найти и указать ошибки. Вторая цель – непосредственно отправка отчетности в электронном виде в нужный контролирующий орган – например, в налоговую. Многие сервисы совмещают эти две функции.

Также потребуется квалифицированная электронная цифровая подпись. И, наконец, нужно выбрать программу-криптопровайдера.

Обзор рынка сервисов для сдачи электронной отчетности

Существует несколько мелких игроков – таких как «Фельдъегерь» (ООО «Русь-Телеком»). Однако большинство пользователей предпочитают крупных операторов, которые позволяют отправлять документы в электронном виде. Их четыре: «Калуга Астрал», «СКБ Контур», «Такском» и «Тензор».

Также есть программы, которые позволяют вести бухгалтерский учет и передавать электронную отчетность, не пользуясь сторонними сервисами. Это 1С (используется «Калуга Астрал»), Контур.Бухгалтерия, БухСофт-Онлайн и другие.

Обзор рынка сервисов для сдачи электронной отчетности

Все четыре указанных выше программы для отправки электронной отчетности имеют ряд общих плюсов. Это возможность отправлять файлы из систем бухгалтерского учета (в том числе синхронизация с сервисами) и доступ к нормативной базе. Также все программы предполагают заполнение и проверку электронной отчетности.

Есть и особые плюсы у каждого варианта. У «Контура» это диагностика, которая упрощает работу с программой, а также удобная опция заполнения документов для ПФР. У «СБИС» – возможность использования в большинстве ОС (другие компании либо не предоставляют ПО для систем кроме Windows, либо предлагают слабо работающие решения), хорошая справка и удобная работа с декларациями ФНС.

Стоит рассказать и о минусах. Один из важнейших – проблемы с обновлениями и отправкой данных. Такой недостаток обычно отмечают пользователи «Контура»: в отчетный период программа «перегружается», шаблоны не всегда обновляются вовремя, а передача документов может проходить несколько дней. Часто в то время, когда большинство пользователей отправляют документы, сервис попросту не выдерживает нагрузки и ломается.

Все перечисленные решения платные, хотя в некоторых случаях предоставляется тестовый период (как правило, на 14 дней). При этом стоимость вариантов очень сильно различается.

Также стоит учитывать, что все контролирующие органы предлагают сдавать электронную отчетность через их программы. Об этом мы подробнее расскажем ниже.

Составление отчетности

В большинстве случаев файлы выгружают из систем бухгалтерского учета – таких как 1С или SAP. Отчетность формируется в программе, а специальный сервис используется только для ее отправки. Но у этого варианта есть один серьезный недостаток. Дело в том, что в таких программах далеко не всегда вовремя обновляются форматы электронной отчетности. Это происходит по разным причинам. Чаще всего либо разработчики не успевают учесть все нововведения, либо пользователи забывают установить обновление. Бывают также случаи, когда установка невозможна по техническим причинам.

Чтобы решить эту проблему, можно использовать ПО для составления электронной отчетности, которое предоставляют контролирующие органы. Такие программы полностью бесплатны. Вот список контролирующих органов со ссылками на ПО:

На указанных выше сайтах вы сможете найти дополнительное программное обеспечение, которое поможет решить вопрос с составлением и отправкой электронной отчетности.

Важно понимать, что многие сервисы спецоператоров связи, за использование которых приходится платить крупные суммы, обращаются непосредственно к ресурсам контролирующих органов. Это касается таких опций как выяснение ИНН, получение выписок из ЕГРИП и ЕГРЮЛ, проверки отчетности в ПФР и пр. Все эти услуги можно получить бесплатно. Более того, несмотря на распространенный стереотип о неудобстве государственных сервисов, все перечисленное ПО отлично выполняет свои функции, а на его освоение уходит совсем немного времени. Есть только один момент, который нужно учитывать: если предполагается отдельная подгрузка xml-шаблонов, нужно чаще обновлять файлы. Это в первую очередь касается тех, кто отправляет документы в Росстат. Оптимальный вариант – хранить xml-шаблоны в репозитории и обновлять их централизованно.

Передача отчетности

Документы можно не только оформлять, но и отправлять бесплатно. Для передачи отчетности есть государственные сервисы. Их предоставляет каждый контролирующий орган:

На сайтах указаны основные требования. Как правило, нужна квалифицированная электронная цифровая подпись, криптопровайдер. В некоторых случаях требуется также плагин, который обеспечивает корректную работу криптопровайдера с браузером.

Преимущество этого способа – он полностью бесплатен. Недостаток – нужно регистрироваться на каждом сайте отдельно. Если приходится работать с большими объемами данных, это может стать проблемой. Именно поэтому некоторые бухгалтеры и предприниматели предпочитают платные сервисы, которые упрощают процесс отправки документации.

Квалифицированные электронные подписи (КЭП)

Это единственный момент, на котором не удастся сэкономить.

Каждый отчет перед отправкой нужно подписать электронной цифровой подписью. Получить ее бесплатно почти невозможно. Единственная ситуация, в которой это удается сделать – использование программы для передачи отчетности во время акций. Некоторые компании предоставляют тестовый период, который может длиться от 2 недель до 6 месяцев и даже до года в зависимости от условий. Часто во время таких акций бесплатно выдают электронную подпись для передачи отчетности.

Кстати, акции и тестовый доступ – отличный способ экономии. Помните, что компании часто меняют условия, и следите за нововведениями.

В большинстве случаев, впрочем, приходится оформлять электронную подпись платно в аккредитованных УЦ (удостоверяющих центрах).

Возможно, у вас уже есть КЭП, которую вы делали для других целей. Но учитывайте, что она может не подойти для подписания отчетов – эту информацию нужно уточнять у специалистов.

Помимо подписи потребуется программа-криптопровайдер, за которую также придется заплатить. Контролирующие органы в большинстве случаев работают с КриптоПро. Плюс этого варианта – пробная лицензия на 3 месяца. Если вы хотите сэкономить максимальную сумму, можете установить сначала старую версию криптопровайдера, а через 3 месяца - обновленную. Таким образом вы продлите бесплатный период до полугода. Однако после этого все равно придется покупать лицензию.

Существуют также КлаудКЭП – облачные КЭП. С ними работают некоторые спецоператоры. Криптопровайдер в таких случаях не требуется. Но есть и минус: с облачными КЭП невозможно работать на сторонних ресурсах.

Сколько придется потратить?

Если вы будете использовать для подготовки и сдачи отчетности ресурсы контролирующих органов, то за эту процедуру платить не нужно совсем. Правда, затраты времени будут больше, чем при использовании специализированных сервисов, но деньги тратить не придется. Важный момент: такое решение не всем подойдет. Бухгалтерам крупных организаций приходится работать с огромными объемами данных, сдавать множество отчетов. Регистрация и отдельное использование каждого госресурса для них попросту нецелесообразно. Зато для ИП и небольших компаний это отличный вариант экономии.

Однако даже при использовании госпрограмм нужно приобрести КЭП. Стоимость подписи – около 1500 р., но цена может сильно варьироваться. Но есть один момент, который нужно учитывать. Дело в том, что криптопровайдеры и КЭП можно применять не только для передачи отчетности. Они также используются для работы с порталом госуслуг и других ресурсов, для интернет-банкинга и пр. Именно поэтому затраты на ЭЦП и криптопровайдер нельзя в полной мере отнести только к электронной отчетности.

Есть и другой вариант: тестовый период платного сервиса. Вы сможете получить временный доступ к полному функционалу программы, включая заполнение, проверку, отправку отчетности. Таким образом можно сравнительно долгое время пользоваться сервисами бесплатно, переходя с одного на другой. Однако такое решение будет работать только в определенный период – конечно, если вы не решите каждый раз регистрировать новую компанию.

С другой стороны, тестовый период позволит вам сравнить разные сервисы по подготовке и передаче отчетности, а затем выбрать наилучший вариант. Поэтому, так или иначе, воспользоваться бесплатными предложениями компаний стоит.

Также тарифы на некоторые сервисы – в частности, «СБИС» – ниже, чем на аналоги. Стоимость услуг может начинаться от 900 рублей. Также «Тензор» предлагает специальный тарифный план «СБИС» для сдачи нулевой отчетности. Есть и другие варианты – например, только передача документов без заполнения.

Наконец, чтобы сэкономить, можно внимательнее следить за акциями.

Перейдя по этим ссылкам, вы сможете узнать и сравнить тарифы:

Обратите внимание: тарифы на работу с отчетами могут различаться в зависимости от региона. Убедитесь, что регион указан правильно.

Бесплатная сдача электронной отчетности – миф или реальность?

Как мы с вами убедились, подготовить и отправить документы без затрат вполне возможно, хотя и не слишком легко. Если не удастся получить ЭЦП по акции, придется все же потратить около 1500 рублей, но в рамках бизнеса эта сумма зачастую совершенно незначительна.

Обзор рынка сервисов для сдачи электронной отчетности

Однако у бесплатного решения есть и ряд минусов. Главный из них – слишком большой объем работы при сдаче отчетности для крупных компаний. Впрочем, совместными усилиями бухгалтерского отдела и системного администратора можно настроить бесплатный сервис таким образом, что он будет работать не хуже платного. Но при этом нужно быть готовым к тому, что потребуется частое вмешательство со стороны специалистов вашей компании. В частности, придется обновлять корневые сертификаты и КЭП, исправлять шаблоны, настраивать программу-криптопровайдер и пр. Некоторые платные сервисы избавляют от таких проблем: например, «СБИС» обновляется автоматически, не требуя внимания системного администратора и бухгалтера.