Системы электронного документооборота

Программа электронного документооборота должна обладать следующим функционалом:

• Осуществлять отправку электронной отчетности контролирующим организациям;
• Обеспечивать обмен юридически значимыми документами между контрагентами;
• Быть совместимой со всеми форматами документов, которыми обмениваются программы документооборота;
• Распределять маршруты для разграничения доступа и совместного пользования;
• Сохранять файлы в облачном хранилище для комфортного и оперативного поиска;
• Обрабатывать и доставлять информацию вне зависимости от географической локации контрагентов;
• Обеспечивать защиту каналов связи для шифрованного взаимообмена документами;
• Быть выгодной и удобной как для контрагентов, так и для контролирующих госорганов. Абонентам больше не нужно стоять в очередях в налоговую, а специалистам налоговой нет необходимости вбивать данные вручную – все автоматизировано;
• Располагать инструментами для грамотного внедрения СЭД на предприятиях любого уровня.

Документы, которые подлежат обмену посредством платформы ЭДО, имеют юридическую силу и участвуют в документообороте на законных основаниях. Федеральный закон № 63-ФЗ “Об электронной подписи” дает гарантию законности онлайн-сделок через СЭД.

Любая система имеет конкретное назначение, но часто может содержать элементы и признаки друг друга.

Категории СЭД:

Электронные архивы

Архивные системы призваны упорядочивать и архивировать большие объемы документов. В ней легко ориентироваться и быстро находить файлы по названиям и ключевым запросам.

Гибридные СЭД

Данные СЭД направлены на поддержку управления компанией и расширения базы знаний. Работает как с файлами, так и с задачами, связанными с ним. В гибридной системе удобно совершать документооборот государственным организациям и крупным учреждениям с четкой иерархией и правилами.

Системы типа коллабораций

Все возможности данной категории нацелены на комфортное сотрудничество пользователей. Например, люди, находясь в разных точках мира, могут проводить совместную редакторскую работу над документами.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Строго организованы и имеют четкую маршрутизацию — документ привязывается к конкретным операциям. Здесь надо строго задавать алгоритм действия – это снижает риск ошибок и структурирует работу.

Системы ЭДО с CRM-функциями

В СЭД такого типа встроены CRM-функции, которые значительно упрощают взаимодействие с клиентами. Помимо основных возможностей ЭДО таких, как обмен электронной документацией внутри компании, между организациями, сдача электронной отчетности, поиск и сопровождение торгов, настройка маркировки, подключение и настройка касс, СБИС имеет ряд CRM-функций:

• Проактивные продажи. Доступ к актуальным базам компаний – с контактами и именами. Система позволяет формировать списки потенциальных клиентов и отрабатывать их;
• Карточка клиента. Вся история взаимодействия отражается в карточке: заказы, контакты, реквизиты, закрепленные менеджеры, выставленные счета. Это позволяет контролировать сотрудников и гарантирует сохранность клиента;
• Эффективное планирование работы. За счет “виртуальной доски” менеджер контролирует работу с каждым клиентом;
• Встроенная телефония. Звонки принимаются через ПК, подключенный к интернету;
• Безопасность базы данных. Раздельный доступ к информации для сотрудников позволяет сохранить данные и не допустить утечки;
• Гибкая мотивация сотрудников. Они видят, как рассчитывается з/п, за что начислены бонусы или штрафы, и стремятся к повышению эффективности работы;
• Автоматизация договоров и счетов. В систему вносятся шаблоны, и сотрудники пользуются ими при работе с клиентами. Система сама рассылает информацию по заданным каналам: электронная почта, мессенджеры, sms.

Внедрение системы электронного документооборота в организацию процесс несложный и не требующий специального инструментария. Для внедрения нужно:

• Создать условия для обучения сотрудников, прописать регламент правил и порядок обмена;
• Проанализировать текущие бизнес-процессы для выявления сильных и слабых сторон;
• Выбрать оператора, соответствующего вашим задачам;
• Подобрать систему, где изначально есть роуминг между вами и системой контрагентов. Например, у системы СБИС максимальное роуминговое покрытие. На сегодняшний день у СБИС роуминг может быть настроен с Такском, Петер-сервисом, КДС, НТЦ СТЕК, БИФИТ ЭДО, Русь-Телекомом, 1С ЭДО. Список регулярно пополняется;
• Протестировать (воспользоваться тестовым периодом. СБИС предоставляет бесплатный демо-доступ сроком до 2-х недель. За это время персонал компании освоит навыки работы в системе;
• Внести изменения в УСТАВ и учетную политику. Создать распоряжения и приказы по переходу компании на ЭДО.

Внедрение программы электронного документооборота позволяет бизнесу упорядочить рабочие процессы и обмениваться документами безбумажным способом. Например, в системе СБИС вы сможете обмениваться информацией даже с той организацией, которая не использует СЭД. Оператор ЭДО Тензор напрямую свяжется с вашим контрагентом и отправит живую версию документа. И единственное требование при внедрении СБИС – это наличие ПК и доступ в интернет.

На сайте ФНС РФ есть калькулятор, который поможет рассчитать экономическую пользу внедрения СЭД.

Автоматизация документооборота оптимизирует работу как внутри компании, так и с партнерами. Находит ошибки (юридические и законодательные) и устраняет проблемы (потеря информации, сложное согласование документов, структурный беспорядок, исполнительская дисциплина), освобождает время руководителей и сотрудников для более важных производственных задач.

• Единоразовая идентификация. Зарегистрировав документ один раз, он идентифицируется автоматически.
• Параллельные операции. В СЭД можно работать с несколькими документами одновременно, а значит оптимизируются временные затраты.
• Единство документальной базы. Документы систематизированы, риск потерять их исключен.
• Удобный поиск. Автоматическая идентификация СЭД позволяет найти документ по минимуму ключевых атрибутов.
• Грамотная отчетность. ЭДО обеспечивает возможность группировать документы и четко контролировать электронный документооборот.
• Гибкая адаптация. Ваши производственные нужды легко интегрируются с ЭДО.
• Объединение файлов. К документу в цифровом формате можно прикрепить несколько дополнительных файлов: приложения, атрибуты.

Современные системы автоматизации документооборота могут масштабироваться, приспосабливаться под цели и задачи бизнеса и обеспечивать:

• Связь с документооборотом на бумажных носителях и эффективное управление информацией на всех этапах электронного пути;
• Обмен документами между всеми подразделениями компании;
• Настройку маршрута документации, определение доступа сотрудникам и контрагентам + совместное пользование;
• Единое цифровое поле для взаимодействия отделов организации;
• Безопасную систему информационного обмена.

Для выбора системы ЭДО определите, какие цели и задачи вам необходимо осуществить или поддержать. Для этого задайтесь вопросами:

• Нужна ли мне оптимизация бизнес-процессов? Автоматизация документооборота без рисков потери важных данных – существенные плюсы работы в СЭД;
• Хочу ли я сократить финансовые расходы? Бумажная система ЭДО уходит в прошлое и стоит недешево (бумага, печать, курьер, почта, архивация). При подключении СЭД вы экономите более, чем на 80%;
• Нужен ли мне ЭДО с юридическими значимыми документами? Каждая компания взаимодействует с контролирующими органами. СЭД обеспечит вам КЭП (квалифицированную электронную подпись), следит за ее регулярными обновлениями + уведомляет об изменениях в законодательстве РФ. Операторы берут на контроль своевременную подачу отчетности в госинстанции;
• Дорого ли мне мое время? Работа в СЭД сокращает временные затраты. Входящие и исходящие файлы доставляются за несколько секунд, + вы отслеживаете статус документов;
• Нужны ли мне новые клиенты? В связи с внедрением СЭД, у вас повышается скорость документооборота. А это значит, что вы и ваши контрагенты получаете документацию (договора, счета-фактуры, акты) гораздо быстрее, тем самым привлекая новых клиентов и не теряя старых.

При внедрении системы электронного документооборота необходимо обезопасить процессы работы.

Угрозу могут представлять как внутренние, так и внешние факторы:

• Внутренние – непреднамеренные ошибки специалистов, передача информации третьим лицам и возможный саботаж;
• Внешние – вирусы, хакерство, стихийные бедствия, форс-мажорные ситуации.

Система СЭД гарантирует безопасную работу через свои каналы и защищает со всех сторон как посредством контроля со стороны государства, так и внутри системы.

Выбирайте оператора ЭДО, если вам обеспечат:

• Архивацию, хранение и резервирование цифровой информации;
• Гарантии на безопасность при заключении сделки;
• Предоставление дополнительного кодирования документов;
• Наличие сертифицированного аудита, аутсорсинга и консалтинга;
• Учет доступа к информации только разрешенным лицам;
• Технологии КЭП (квалифицированной электронной подписи).

На данный момент ФНС ведет активную разработку стратегий развития ЭДО для сотрудничества не только российских, но и международных контрагентов.

Унификация форматов ЭДО

Единая структура документов в электронном поле позволит автоматизировать процесс переноса и обработки данных, что облегчает работу как налогоплательщиков, так и сотрудников госорганов.

Закрепление инновационных форматов ЭДО

По причине разного форматирования документов, некоторая информация недоступна к прочтению. Налоговая разрабатываете единый стандарт формы документов, позволяющий открывать их на любых носителях, при любом ПО.

Развитие единого ЭДО между компаниями

Это предполагает, что ЭДО будет обязательным для обмена важными документами между юридическими лицами.

Использование ЭДО не только через оператора

ФНС планирует доступ к обмену документами в цифровом пространстве через разные каналы связи: съемные носители, файлообменники и электронную почту. Такая перспектива предполагает регистрацию документов у какого-либо оператора ЭДО, тогда контролирующие ведомства будут получать документы автоматически.

Осуществление единоразового предоставления сведений

Налогоплательщики будут обязаны предоставить документы (например, счета-фактуры) в государственные инфосистемы или оператору ЭДО, и уже у них госорганы будут запрашивать необходимую информацию.

Интеграция с международными СЭД

При создании единых форматов будут учитываться международные стандарты. Регулирование работы ЭДО будет регламентироваться едиными правилами международного каталога. Нас ожидают следующие изменения:

• Действительными будут документы в формате поставщиков;
• Проверка ЭЦП (электронной цифровой подписи) будет проводиться доверенной третьей стороной;
• Цифровая документация будет предоставляться госинстанциям в виде структурированных выписок с ЭП.

Реализацией внедрения системы электронного документооборота занимается ваш провайдер. Компания вендор предоставляет: сервис, площадку, уведомляет налоговую, следит за соблюдением законных нормативов, обеспечивает ЭП. Обученные сотрудники курируют процесс внутри компании.

Если сломался носитель, с которого вы работаете, данные не исчезнут. Зайдите на ваш аккаунт с другого ПК и получите файлы, которые надежно хранятся у вашего оператора ЭДО.

Подпись необходима только руководителю и бухгалтеру компании. Электронная подпись для руководства предоставляется налоговой службой бесплатно.

В СЭД это невозможно. Операторы ЭДО гарантируют безопасность по договору и обеспечивают кодированные каналы защищенной связи своим абонентам.

Остались вопросы? Задайте их оператору Тензор СБИС и в течение 5 секунд получите подробный ответ.