Электронный документооборот

Системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота (СЭД) созданы для организации делопроизводства в компаниях или государственных учреждениях. СЭД оптимизируют и облегчают самые трудоемкие бизнес-процессы. Ниже расскажем Вам об истории развития СЭД, возможностях, преимуществах и работе с такими системами.

История развития СЭД

В конце 1980-х годов были сделаны первые попытки по автоматизации делопроизводства на предприятиях. Это было вызвано увеличением документации, удаленностью обособленных подразделений и поставщиков. Согласования могли проходить месяцами.

Первые версии СЭД были узконаправленные, разрабатывались для конкретной организации, регламента или отрасли. Оперативно реагировать на изменения технологических процессов данные версии не умели.

С начала 1990-х годов, после распада СССР, начали появляться универсальные СЭД. То есть, сначала разрабатывалось ядро («движок») системы, после чего создавались надстройки к ядру, которые пользователь мог добавлять/удалять в нужное время исходя из специфики работы. СЭД начали интегрироваться в жизнедеятельность организаций, повышали производительность, упрощали работу. В то время СЭД представляли собой примитивные электронные карточки, в которых велся учет исходящей и входящей документации, контроль сроков выполнения. Карточки позволяли более оперативно создать управленческие отчеты.

С 2000-х начался процесс перехода от электронных карточек к более сложным схемам документооборота. Также начался процесс его оптимизации. Системы СЭД начали набирать огромную популярность.

С середины 2010-х годов помимо программ для настольных компьютеров, начали активно разрабатываться облачные продукты и мобильные программы. В данное время практически каждая компания использует СЭД в том или ином виде, от бесплатных версий до платных.

Бесплатный модуль 1С
при подключении к ЭДО

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений

    Преимущества СЭД

    Как понять, насколько эффективно налажены процессы в организации? Это можно определить по количеству просроченных задач, по длительности согласований документов, по возможности оперативно получить управленческую отчетность. Какие преимущества предоставляет СЭД?

    Почему СБИС лучше других?
    • Обеспечивает конфиденциальность данных – доступ к документам есть только у определенных сотрудников, все документы передаются через оператора электронного документооборота в зашифрованном виде;
    • Повышают скорость поиска документов, а также обеспечивают надежное хранение – документы больше не потеряются, не испортятся;
    • Обеспечивает прозрачность бизнес-процессов, т.к. можно отследить любое действия с документами;
    • Сокращает время на рутинные задачи – ввод документов, их нумерация, согласование т.д.;
    • Защищает от ошибок, т.к. имеют встроенные механизмы проверки документов;
    • Снижает расходы на бумагу, оргтехнику, помещения и шкафы под архив;
    • Позволяют работать с документами удаленно.

    Надежная СЭД является платной. И даже если первоначальные затраты могут смутить руководителей, уверяем Вас, что эти затраты с лихвой компенсируются данными преимуществами.

    Требования к СЭД

    При выборе системы электронного документооборота следует учитывать специфику деятельности организации, цели, бюджет.

    К основным требованиям к СЭД можно отнести:

    • Наличие архива и возможности быстрого поиска нужных документов в архиве;
    • Сканирование, распознавание и ввод в систему бумажных документов;
    • Создание документов согласно требованиям законодательства;
    • Интуитивно понятный интерфейс;
    • Разграничение прав доступа;
    • Техническая поддержка;
    • Защищенность данных.

    Также отдельно можно выделить дополнительные требования:

    • Массовый ввод документов (обязателен для крупных компаний);
    • Возможность применения электронных подписей;
    • Время простоя в случае сбоя системы;
    • Надежность разработчика СЭД.

    Крупным компаниям следует обратить внимание на то, насколько масштабируемая система, как быстро можно установить дополнительные функции, предоставляет ли разработчик индивидуальные решения под конкретные потребности.

    Правовое регулирование

    При переходе на СЭД рекомендуется изучить нормативно-правовую базу электронного документооборота, чтоб бизнес-процессы протекали с максимальным результатом и без сбоев.

    Ниже перечислены основание законы и постановления:

    • Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ, Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
    • Приказы ведомств: Росстандарта, Росархива, Минюста, Минфина, в том числе Приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
    • ГОСТы и стандарты, регулирующие сферу делопроизводства и архивного дела, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р 7.0.8.-2013, ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 53898-2013, ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 и другие.

    Нет строгой регламентации работы операторов электронного документооборота, но разработчиков СЭД могут привлечь к административной или даже уголовной ответственности за доступ третьих лиц к информации, разглашение коммерческой и государственной тайны.

    Сравнение основных СЭД

    СБИС ЭДО1С-ЭДОКонтур.Диадок
    Стоимость отправки2-5 руб. за комплект10 руб. за комплект5-9 руб. за документ
    Тарификация входящихБесплатноБесплатно, если есть договор на сопровождениеБесплатно
    Что тарифицируется по исходящимПакет (любое количество документов по 1 сделке)Пакет (счет-фактура + 2 документа)Документ
    Условие тарификацииПакет, по которому завершен документооборот
    Многопоточная (быстрая) отправка
    Настройка маршрутов согласованияМощный визуальный редакторПростые схемы
    Визуализация нестандартных документов
    Круглосуточная техподдержка 365 дней в году

    Остались вопросы по сервисам СБИС?

    Если у Вас возникли вопросы по работе в системе, заполните заявку ниже. Наши специалисты решат Вашу задачу в кратчайшие сроки.

      Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений