Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен документами между организациям, предпринимателями и физическими лицами через защищенные каналы связи. Отправляемые документы подписываются электронной подписью и проходят через операторов электронного документооборота, что придает им юридическую силу. С каждым годом все больше пользователей переходят на электронный документооборот, потому что это удобнее, надежнее и экономно.

Для кого подойдет ЭДО?

Крупным предприятиям, которым необходимо отправлять тысячи или даже десятки тысяч документов каждый месяц, переход на электронный документооборот неизбежен. Он поможет сэкономить сотни тысяч рублей в год, уменьшить риски, связанные c утеряй документов, ошибками при заполнении и штрафах от контролирующих органов.

Для малого и среднего бизнеса электронный документооборот позволит быстрее формировать и доставлять счета своим клиентам, а значит – быстрее получать оплату. Даже если организация или предприниматель выставляет всего несколько документов, некоторые контрагенты могут потребовать подключиться к ЭДО, так как ведут документооборот только электронно.

Кроме того, производителям, импортерам и рознице, которые работают с маркированными или прослеживаемыми товарами – электронный документооборот является обязательным.

Подключитесь к СБИС
со скидкой в 30%

Имя *

Телефон *

Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений

Преимущества ЭДО

Снижение затрат на бумагу, расходные материалы, оргтехнику, курьеров и т.д.;

Экономия времени, т.к. любой документ можно сформировать и отправить за считанные минуты;

Уменьшение сроков доставки и подписания документов;

Защита документов от несанкционированного доступа;

Отсутствие необходимости хранить огромный бумажный архив.

Принципы работы

Отправитель формирует документ и отправляет его своему контрагенту (получателю), подписывая электронной подписью. Если получатель не подключен к системе ЭДО, то вместе с документом, получателю направляется приглашение на регистрацию.
Контрагент получает документ. Проверяет его. Если все в порядке – подписывает документ. Если есть ошибки – отклоняет, указав причину.
Отправитель получает уведомление, что документ подписан. Если были замечания к документу, отправитель видит эти замечания, устраняет их и направляет документ заново.

Вот так выглядит электронный документооборот. Документы имеют такую же юридическую силу, как и бумажные. При этом, невозможно незаметно внести изменения в документы после подписания. Любые изменения легко проверяются электронной подписью.

Типы электронного документооборота

Документооборот можно разделить на два типа: внутренний и внешний.

Внутренний документооборот Включает обмен документов внутри одной организации. Это могут быть приказы, инструкции, кадровый документооборот, зарплатные листки и т.д.

Внешний документооборот Обмен документов между компаниями, зачастую обмениваются счетам, актами, договорами. Но ограничений по форматам нет. Можно отправлять любые документы по согласованию с контрагентом.

Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным

Вы можете пользоваться и электронным документооборотом, и бумажным. Если по какой-то причине контрагент отказался подписать документы в электронном виде, подпишите их на бумаге. В СБИС при создании документа на нем печатается QR-код. После подписания документа на бумаге, достаточно будет только отсканировать этот документ, система сама свяжет скан с электронным документом.

Как перейти на электронный документооборот

Подключитесь к системе ЭДО

Рекомендуем подключиться к СБИС, т.к. более 40% организаций и индивидуальных предпринимателей уже используют данную систему для обмена документами.

Подписи на руководителей организаций и предпринимателей выдает Федеральная налоговая служба. Подписи на сотрудников Вы можете получить в любом коммерческом удостоверяющем центре. При подключении к СБИС, подпись на сотрудника выдается бесплатно.

Если у Вас нет электронной подписи, получите ее

Оповестите Ваших контрагентов

Оповестите Ваших контрагентов, что Вы перешли на электронный документооборот, также укажите систему или оператора, через который работаете.

При необходимо настройте интеграцию со своей учетной системой ,чтоб отправлять документы прямо из нее.

Остались вопросы по сервисам СБИС?

Если у Вас возникли вопросы по работе в системе, заполните заявку ниже. Наши специалисты решат Вашу задачу в кратчайшие сроки.