Электронный документооборот

Процесс ЭДО – это ускоренный обмен документальной информацией между госорганами, частными организациями, клиентами, поставщиками – всеми, кому необходим документооборот. Это упрощает и ускоряет работу как внутри компании, так и с отдаленными филиалами.

• Бумаги не теряются, так как они в электронном виде.
• Подпись можно ставить электронную (она имеет юридическую силу).
• Процесс занимает минимум времени (от 3-6 секунд, до нескольких минут).
• Документы архивируются, и их можно найти в любой момент.
• Помощь и поддержка клиентов по любым вопросам круглосуточно.

Для тех, кто регулярно обменивается официальной информацией онлайн, например, бухгалтерам, достаточно просто разобраться. А для новичков существуют платные и бесплатные мастер-классы по работе в системе.

В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

• Участники (поставщик, клиент, компания вендор, государство);
• Оператор электронной площадки для обмена документами;
• Госорганы, в которые компания вендор обязана передать документы и данные о совершаемых сделках;
• Удостоверяющий центр, имеющий право выдавать электронные подписи.

Обмен документами онлайн подходит всем, кто занимается бизнесом, как крупным, так и малым.

• B2G – взаимодействие бизнес-госорганы. Сдача отчетов, взаимодействие с госинстанциями (ФНС, ПФР, ФСС, ФСГС).
• B2B – коммуникация бизнес-бизнес. Обмен электронными документами происходит либо напрямую между компаниями, либо через сервис ЭДО. Второе гораздо комфортнее и надежнее. Счет-фактура, УПД, УКД – данные виды документации возможно передавать только через оператора и контролирующий орган.
• B2C – сотрудничество бизнес-потребитель. В данной схеме также может быть необходим электронный документооборот.
• G2C – взаимодействие государства с гражданами.
• Внутренние коммуникации компаний – обмен происходит в рамках одного холдинга. Через систему можно заверять документы юридически и вести КЭДО (кадровый электронный документооборот): обмениваться кадровыми документами (приказы, заявления, распоряжения, справки).

Основные плюсы использования системы электронного документооборота:

• Оперативный обмен документацией. Отпадает необходимость курьерской службы или в обращении на почту России;
• Прозрачность документообразования и оборота. Участники ЭДО видят все операции и отслеживают процесс передачи документов;
• Оптимизация трудочасов. Процесс обмена без юридических ошибок и потери времени на оформление;
• Сохранность документов. Все данные архивируются с возможностью регулярного доступа;
• Рационализация финансовых затрат. Нет необходимости в офисной бумаге, канцелярских принадлежностях, содержания в порядке бумажного архива. К тому же, доставка документов через ЭДО дешевле курьерской;
• Удобство взаимодействия с госорганами. Документы, хранящиеся в облачном хранилище СЭД, считаются оригиналами. В любой момент можно их достать и отправить по требованию.

В системе электронного документооборота можно работать с любыми документами.

• Счета-фактуры и УПД, обмен которых регламентирует ФНС и министерство финансов.
• Акты приемки-сдачи и товарная накладная (ТОРГ-12) – они подходят для предоставления в контролирующие инстанции.
• Акт сверки, договор, счет, внутренняя накладная (ТОРГ-13) и другие документы за подписью передающей организации.

Наиболее важными документами являются счета-фактуры. С ними связан вычет НДС, поэтому они строго контролируются госорганами. Счет-фактура должна соответствовать формату, утвержденному ФНС, и иметь юридическую силу. Поэтому документ должен быть заверен квалифицированной электронной подписью и передаваться через оператора системы ЭДО.

Все документы хранятся в облачном хранилище, поэтому ваш контрагент не сможет проявить халатность в отношении сделки, заявив, что документ не получал.

При заключении договора оператор подписывает акт о неразглашении и конфиденциальности данных. Из этого следует, что документы в надежных руках.

СЭД оснащена техническими и программными средствами для копирования, воспроизведения и перезаписи электронных документов. Система ЭДО использует троекратное копирование информации на разных серверах, что исключает утерю, поломку или форс-мажорные ситуации.

Успех управленческой деятельности в любой компании во многом зависит от качества ведения документации. Поэтому в 21 веке возникает необходимость перехода от классического бумажного документооборота к электронному. Уже к 2024 году правительство РФ планирует цифровизацию более 90% счетов-фактур и порядка 70% транспортных и товарных накладных. Ожидается ежегодное увеличение цифрового документооборота на 20+%.

А это предполагает:

• Увеличение числа форматов юридически утвержденных документов;
• Расширение возможностей применения электронной подписи;
• Внедрение единых правил обмена документами;
• Повышение требования к представлению и хранению документации;
• Выстраивание алгоритма ЭДО между организациями разных сфер;
• Перевод в цифровое пространство внутренней документации предприятий России;
• Международное сотрудничество через ЭДО.

• Получить сертификат на электронную подпись.
• Выбрать оператора и зарегистрироваться в системе.
• Пройти краткий ознакомительный курс по использованию ЭДО.
• Внедрить систему ЭДО и пригласить контрагентов.

С последними двумя пунктами помогут специалисты компании-вендора. Они настроят деловые процессы, обучат сотрудников, окажут поэтапную помощь во взаимодействии с контрагентами.

СБИС предоставляет стандартные форматы первичных документов для организации различных ниш бизнеса. Все просто: подключаетесь и пользуетесь. Остальное берут на себя операторы. Есть адаптированные модели ЭДО для обмена с торговыми сетями, для заключения договоров с несколькими контрагентами, ЭП на портале и документы для работы с физлицами.

Что нужно сделать, чтобы оперативно подключиться к ЭДО:

• Определиться с порядком операций документооборота и составить регламент;
• Получить сертификат на квалифицированную электронную подпись;
• Выбрать оператора ЭДО;
• Интегрировать учетную запись.

Если ЭП нет, компания вендор поможет получить сертификат на КЭП (квалифицированная электронная подпись).

Для того, чтобы только получать документы через систему, можно просто подключиться к ней. Если необходим весь спектр услуг, нужно выбрать тариф на обслуживание и оплатить его.

В начале пути придется хранить и бумажные, и отсканированные копии, постепенно переводя их в систему электронного документооборота. СБИС предусмотрел возможность хранения в облаке электронных документов и сканы бумажных оригиналов. По требованию система распознает QR-код и найдет то, что требуется.

Универсальная система ЭДО или ВЭДО (внутренний электронный документооборот) допускает работу с разным форматом и типом документов. А система EDI (документооборот для ритейла) допускает к обработке строго регламентированные форматы. В EDI удобно работать тем, кто занимается непосредственно торговыми операциями. У данной системы есть свои преимущества, но они несравнимы с уникальностью программного обеспечения ЭДО.

При выборе площадки для работы с ЭДО необходимо, чтобы учетная система клиента и компании вендора интегрировалась. Сервис предполагает сложная система шифрования и электронную подпись. Поэтому, если у оператора нет готового решения для настройки учетной программы под систему пользователя, то лучше поискать другую компанию.

Зачем нужна интеграция?

• Возможность создавать документы в учетной системе организации.
• Автоматическая отправка документа руководителю на подпись внутри системы.
• Передача юридически заверенного документа в сервис ЭДО.
• Обеспечение автоматической фиксации формата, проверки и отправки документа получателю.

Система сама фиксирует процесс отправки. Оплата производится именно за документ, сколько бы страниц в нем ни было.

Уровень безопасности предельно высок. Площадка, предоставляющая услуги, несет полную ответственность по юридическому договору. За разглашение данных предусмотрено уголовное наказание. Канал связи защищён, данные зашифрованы, электронная подпись имеет законную силу.

Процесс работы в системе прост и комфортен. Это намного быстрее и удобнее, чем, например, отправить скан по email. Ответственное лицо проверяет документ и нажимает всего лишь две кнопки: “подписать” и “отправить”.

Юридическую силу обретает только документ с квалифицированной ЭП. Можно отправлять документы через систему и без подписи, но придется подтверждать его подписью на бумажном носителе. А это неудобно.

Что касается второго вопроса: при подключении к системе, вы сами выбираете тариф или с помощью оператора и пользуетесь на свое усмотрение.

Во-первых, специалисты сервиса могут помочь подключить контрагента к системе, которой вы пользуетесь. Во-вторых, можно узнать, есть ли возможность интеграции между вашими системами электронного документооборота. Если да, то схема проста: документ отправляется в вашу систему – затем в систему получателя – и приходит лично к контрагенту. Скорость документооборота остается неизменной.

На самом деле работать в системе ЭДО очень комфортно. Стоит только начать процесс регистрации, и можно оценить все преимущества и выгоды от использования сервисов СБИС: экономия времени, финансовые выгоды, сохранение нервов, а значит, и здоровья.