Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот подразумевает наличие электронной подписи, при помощи которой осуществляется оборот основной документации между отделами и сотрудниками организации, а также другими компаниями.

Основные возможности ЭДО

СБИС позволяет создавать различные формы документов, например накладные, счета-фактуры и отчеты. Для отправки подобного документа требуется нажать всего одну кнопку. Каждый отправляемый документ заверяется при помощи электронной подписи. По итогам проведения операции у каждой из сторон находится заверенный и юридически значимый документ.

Подобный формат отправки документов позволяет распространять их не только между отделами компании и ее сотрудниками, но и между другими организациями, вне зависимости от наличия у них аккаунта в СБИС.

Создание календаря бухгалтера

СБИС занимается формированием персонального календаря бухгалтера для отчетности в электронном виде. В рамках данного календаря будут содержаться только тот перечень отчетов и сроков их сдачи, которые актуальны именно для конкретного пользователя. Вся лишняя информация будет скрыта от глаз пользователя. После этого останется лишь заполнить поля и отправить их на электронную отчетность.

Электронный документооборот

Обмен документов осуществляется по защищенным каналам. Каждый документ обладает юридической значимостью, поскольку подписывается электронной подписью.

Электронные торги и закупки

Платформа содержит в себе информацию обо всех тендерах, имеющихся на торговых площадках, а также предлагает оценку вероятности победы.

Бесплатный модуль 1С
при подключении к ЭДО

    Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений

    Тарифы

    Тариф «ЭДО 500»

    В тариф включена отправка 125 комплектов документов в квартал. Цена 1 комплекта сверх лимита - 5₽

    Тариф представляет:

    • Ключ электронной подписи
    • Неограниченный прием документов от контрагентов и их подписание
    • Отправка 500 комплектов документов в год
    • Роуминг со всеми операторами
    • Модуль интеграции с 1С
    • Внутреннее согласование документов
    • Переписка с контрагентами по документам
    • Уведомления о новых документах и мобильное приложение

    4 500

    Тариф «ЭДО 1500»

    В тариф включена отправка 375 комплектов документов в квартал. Цена 1 комплекта сверх лимита - 5₽

    Тариф представляет:

    • Ключ электронной подписи
    • Неограниченный прием документов от контрагентов и их подписание
    • Отправка 1 500 комплектов документов в год
    • Роуминг со всеми операторами
    • Модуль интеграции с 1С
    • Внутреннее согласование документов
    • Переписка с контрагентами по документам
    • Уведомления о новых документах и мобильное приложение

    10 000

    Возможности каждого тарифа ЭДО

    Преимущества работы в системе СБИС

    Маршруты согласования документов внутри компании

    СБИС с легкостью отправит документу контрагенту, который был указан в качестве получателя в конкретном документе. Получателем можно выбрать как отдельного сотрудника, так и целое подразделение компании. Второй вариант – закрепление ответственного за договором или контрагентом.

    Преимущества работы в системе СБИС

    Безопасность документов при помощи шифрования

    При передаче любой документации в СБИС используется зашифрованный канал, что исключает вероятность того, что ваши данные будут подменены или перехвачены. Однако вы можете дополнительно зашифровать документы для ваших партнеров, используя в качестве ключа пароль или собственную электронную подпись.

    Преимущества работы в системе СБИС

    Контроль гос.органов за документооборотом

    СБИС позволяет с легкостью подписать все бумаги, необходимые для повседневной работы вашей организации, а именно журналы учета инструктажа по технике безопасности, пожарной безопасности, заявления на отпуск, оклады сотрудников.

    Преимущества работы в системе СБИС

    Архивы электронных и бумажных документов

    СБИС с легкостью отправит документу контрагенту, который был указан в качестве получателя в конкретном документе. Получателем можно выбрать как отдельного сотрудника, так и целое подразделение компании. Второй вариант – закрепление ответственного за договором или контрагентом.

    Роуминг между операторами ЭДО

    Использование СБИС освобождает вас от необходимости думать о том, услугами какого оператора пользуется контрагент. Достаточно лишь выбрать адресата, а система займется отправлением документа согласно максимальному роуминговому покрытию. Однако есть и другой вариант.

    От роуминга можно полностью отказаться, поскольку СБИС позволяет отправлять документы при помощи электронной почты, которая гарантированно есть у каждого. Ваш контрагент получит соответствующее письмо, в котором будет содержаться защищенная ссылка на документы. Она может быть использована только владельцем электронной подписи, что позволит быстро и надежно обмениваться любыми формами документации.

    Интеграция с учетными системами

    Интеграция ЭДО

    Если ваша система уже содержит в себе настройки создания документов для бизнес-процесса, то они будут храниться на постоянной основе.

    СБИС позволяет стыковать электронный документооборот с любой существующей учетной системой:

    • У нас есть готовые коннекторы для всех самых популярных систем, что позволит легко обмениваться документами, а также изучать их.
    • Если же вы используете специфичную систему, то вы можете просто выгрузить документацию в формализованном виде, а вся конвертация будет проводиться СБИС в автоматическом режиме.
    • Интеграция со всеми системами у СБИС осуществляется при помощи специальных API-инструментов, которые решают прикладные задачи любого уровня сложности.

    Частые вопросы

    Электронный документооборот (ЭДО) появился в России уже в 1980-х годах. В начале 2000 годов ФНС издал ряд приказов и нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок предоставления электронных документов и выставления электронных счетов-фактур:

      ФЗ № 63 “Об электронной подписи”. Регулирует вопросы ЭП (электронной подписи);

      ФЗ № 98 “О коммерческой тайне”;

      ФЗ № 149 “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”;

      ФЗ № 152 “О персональных данных”. Обеспечивает безопасность и защиту данных;

      Ст 160 и 434 ГК РФ позволяют визирование документов при помощи электронной подписи и обмена файлами в электронном виде;

      ФЗ № 402 “О бухгалтерском учете”. Регламентирует составление первичных учетных документов в цифровом пространстве;

      Налоговый кодекс РФ регламентировал составление и порядок выставления электронного счета-фактуры;

    После 2010 года электронный документооборот начал набирать популярность и совершенствуется по сегодняшний день.

    Процесс ЭДО – это ускоренный обмен документальной информацией между госорганами, частными организациями, клиентами, поставщиками – всеми, кому необходим документооборот. Это упрощает и ускоряет работу как внутри компании, так и с отдаленными филиалами.

    • Бумаги не теряются, так как они в электронном виде.
    • Подпись можно ставить электронную (она имеет юридическую силу).
    • Процесс занимает минимум времени (от 3-6 секунд, до нескольких минут).
    • Документы архивируются, и их можно найти в любой момент.
    • Помощь и поддержка клиентов по любым вопросам круглосуточно.

    Для тех, кто регулярно обменивается официальной информацией онлайн, например, бухгалтерам, достаточно просто разобраться. А для новичков существуют платные и бесплатные мастер-классы по работе в системе.

    В обмен юридически значимыми электронными документами вовлечено четыре стороны:

    • Участники (поставщик, клиент, компания вендор, государство);
    • Оператор электронной площадки для обмена документами;
    • Госорганы, в которые компания вендор обязана передать документы и данные о совершаемых сделках;
    • Удостоверяющий центр, имеющий право выдавать электронные подписи.

    Обмен документами онлайн подходит всем, кто занимается бизнесом, как крупным, так и малым.

    • B2G – взаимодействие бизнес-госорганы. Сдача отчетов, взаимодействие с госинстанциями (ФНС, ПФР, ФСС, ФСГС).
    • B2B – коммуникация бизнес-бизнес. Обмен электронными документами происходит либо напрямую между компаниями, либо через сервис ЭДО. Второе гораздо комфортнее и надежнее. Счет-фактура, УПД, УКД – данные виды документации возможно передавать только через оператора и контролирующий орган.
    • B2C – сотрудничество бизнес-потребитель. В данной схеме также может быть необходим электронный документооборот.
    • G2C – взаимодействие государства с гражданами.
    • Внутренние коммуникации компаний – обмен происходит в рамках одного холдинга. Через СЭД можно заверять документы юридически и обмениваться кадровыми документами (приказы, заявления, распоряжения).

    Основные плюсы использования системы электронного документооборота:

    • Оперативный обмен документацией. Отпадает необходимость курьерской службы или в обращении на почту России;
    • Прозрачность документообразования и оборота. Участники ЭДО видят все операции и отслеживают процесс передачи документов;
    • Оптимизация трудочасов. Процесс обмена без юридических ошибок и потери времени на оформление;
    • Сохранность документов. Все данные архивируются с возможностью регулярного доступа;
    • Рационализация финансовых затрат. Нет необходимости в офисной бумаге, канцелярских принадлежностях, содержания в порядке бумажного архива. К тому же, доставка документов через ЭДО дешевле курьерской;
    • Удобство взаимодействия с госорганами. Документы, хранящиеся в облачном хранилище СЭД, считаются оригиналами. В любой момент можно их достать и отправить по требованию.

    В системе электронного документооборота можно работать с любыми документами.

    • Счета-фактуры и УПД, обмен которых регламентирует ФНС и министерство финансов.
    • Акты приемки-сдачи и товарная накладная (ТОРГ-12) – они подходят для предоставления в контролирующие инстанции.
    • Акт сверки, договор, счет, внутренняя накладная (ТОРГ-13) и другие документы за подписью передающей организации.

    Наиболее важными документами являются счета-фактуры. С ними связан вычет НДС, поэтому они строго контролируются госорганами. Счет-фактура должна соответствовать формату, утвержденному ФНС, и иметь юридическую силу. Поэтому документ должен быть заверен квалифицированной электронной подписью и передаваться через оператора системы ЭДО.

    Все документы хранятся в облачном хранилище, поэтому ваш контрагент не сможет проявить халатность в отношении сделки, заявив, что документ не получал.

    При заключении договора оператор подписывает акт о неразглашении и конфиденциальности данных. Из этого следует, что документы в надежных руках.

    СЭД оснащена техническими и программными средствами для копирования, воспроизведения и перезаписи электронных документов. Система ЭДО использует троекратное копирование информации на разных серверах, что исключает утерю, поломку или форс-мажорные ситуации.

    Успех управленческой деятельности в любой компании во многом зависит от качества ведения документации. Поэтому в 21 веке возникает необходимость перехода от классического бумажного документооборота к электронному. Уже к 2024 году правительство РФ планирует цифровизацию более 90% счетов-фактур и порядка 70% транспортных и товарных накладных. Ожидается ежегодное увеличение цифрового документооборота на 20+%.

    А это предполагает:

    • Увеличение числа форматов юридически утвержденных документов;
    • Расширение возможностей применения электронной подписи;
    • Внедрение единых правил обмена документами;
    • Повышение требования к представлению и хранению документации;
    • Выстраивание алгоритма ЭДО между организациями разных сфер;
    • Перевод в цифровое пространство внутренней документации предприятий России;
    • Международное сотрудничество через ЭДО.

    • Получить сертификат на электронную подпись.
    • Выбрать оператора и зарегистрироваться в системе.
    • Пройти краткий ознакомительный курс по использованию ЭДО.
    • Внедрить систему ЭДО и пригласить контрагентов.

    С последними двумя пунктами помогут специалисты компании-вендора. Они настроят деловые процессы, обучат сотрудников, окажут поэтапную помощь во взаимодействии с контрагентами.

    СБИС предоставляет стандартные форматы первичных документов для организации различных ниш бизнеса. Все просто: подключаетесь и пользуетесь. Остальное берут на себя операторы. Есть адаптированные модели ЭДО для обмена с торговыми сетями, для заключения договоров с несколькими контрагентами, ЭП на портале и документы для работы с физлицами.

    Что нужно сделать, чтобы оперативно подключиться к ЭДО:

    • Определиться с порядком операций документооборота и составить регламент;
    • Получить сертификат на квалифицированную электронную подпись;
    • Выбрать оператора ЭДО;
    • Интегрировать учетную запись.

    Если ЭП нет, компания вендор поможет получить сертификат на КЭП (квалифицированная электронная подпись).

    Для того, чтобы только получать документы через систему, можно просто подключиться к ней. Если необходим весь спектр услуг, нужно выбрать тариф на обслуживание и оплатить его.

    В начале пути придется хранить и бумажные, и отсканированные копии, постепенно переводя их в систему электронного документооборота. СБИС предусмотрел возможность хранения в облаке электронных документов и сканы бумажных оригиналов. По требованию система распознает QR-код и найдет то, что требуется.

    Универсальная система ЭДО или ВЭДО (внутренний электронный документооборот) допускает работу с разным форматом и типом документов. А система EDI (документооборот для ритейла) допускает к обработке строго регламентированные форматы. В EDI удобно работать тем, кто занимается непосредственно торговыми операциями. У данной системы есть свои преимущества, но они несравнимы с уникальностью программного обеспечения ЭДО.

    При выборе площадки для работы с ЭДО необходимо, чтобы учетная система клиента и компании вендора интегрировалась. Сервис предполагает сложная система шифрования и электронную подпись. Поэтому, если у оператора нет готового решения для настройки учетной программы под систему пользователя, то лучше поискать другую компанию.

    Зачем нужна интеграция?

    • Возможность создавать документы в учетной системе организации.
    • Автоматическая отправка документа руководителю на подпись внутри системы.
    • Передача юридически заверенного документа в сервис ЭДО.
    • Обеспечение автоматической фиксации формата, проверки и отправки документа получателю.
    Дополнительные вопросы и ответы

    Необходимо предпринять несколько шагов:

    • Узнать срок существования компании вендора и отзывы о ней;
    • Сравнить нескольких СЭД, соответствующих вашим требованиям;
    • Оценить стоимость обслуживания;
    • Ознакомиться со спектром услуг компании;
    • Изучить видеопрезентации системы;
    • Промониторить функциональные возможности СЭД;
    • Выявить соответствия вашим целям и задачам;
    • Изучить политику безопасности площадки ЭДО;
    • Установить демо-версию и протестировать.

    Система сама фиксирует процесс отправки. Оплата производится именно за документ, сколько бы страниц в нем ни было.

    Уровень безопасности предельно высок. Площадка, предоставляющая услуги, несет полную ответственность по юридическому договору. За разглашение данных предусмотрено уголовное наказание. Канал связи защищён, данные зашифрованы, электронная подпись имеет законную силу.

    Процесс работы в системе прост и комфортен. Это намного быстрее и удобнее, чем, например, отправить скан по email. Ответственное лицо проверяет документ и нажимает всего лишь две кнопки: “подписать” и “отправить”.

    Юридическую силу обретает только документ с квалифицированной ЭП. Можно отправлять документы через систему и без подписи, но придется подтверждать его подписью на бумажном носителе. А это неудобно.

    Что касается второго вопроса: при подключении к системе, вы сами выбираете тариф или с помощью оператора и пользуетесь на свое усмотрение.

    Во-первых, специалисты сервиса могут помочь подключить контрагента к системе, которой вы пользуетесь. Во-вторых, можно узнать, есть ли возможность интеграции между вашими системами электронного документооборота. Если да, то схема проста: документ отправляется в вашу систему – затем в систему получателя – и приходит лично к контрагенту. Скорость документооборота остается неизменной.

    На самом деле работать в системе ЭДО очень комфортно. Стоит только начать процесс регистрации, и можно оценить все преимущества и выгоды от использования сервисов СБИС: экономия времени, финансовые выгоды, сохранение нервов, а значит, и здоровья.

    Остались вопросы по сервисам СБИС?

    Если у Вас возникли вопросы по работе в системе, заполните заявку ниже. Наши специалисты решат Вашу задачу в кратчайшие сроки.

      Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений