Операторы электронного документооборота

Оператор ЭДО – это организация, которая обладает необходимыми техническими, технологическими, правовыми и кадровыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота с использованием электронной подписи.

Требования к операторам ЭДО

Приказ ФНС от 04.03.2014 г. № ММВ-7-6/76@ утвердил требования к операторам электронного документооборота. Кратко можно выделить следующие требования:

Наличие лицензий ФСБ на разработку, распространение и сопровождение телекоммуникационных систем, защищенных с использованием шифровальных (криптографических) средств;
Наличие лицензий Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по передаче данных;
Наличие сертифицированных программных средств, обеспечивающих электронный документооборот.

Бесплатный модуль 1С
при подключении к ЭДО

Имя *

Телефон *

Отправляя заявку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений

Какие функции выполняет оператор ЭДО?

Проверяет и регистрирует нового абонента в системе, присваивает ему уникальный идентификатор участника ЭДО. Таким образом, участники документооборота могут быть уверены, что обмениваются документами с реальными организациями.

Оператор электронного документооборота выступает в качестве третьей незаинтересованной стороны в процессе обмена документами. Фиксирует все действия как отправителя документов, так и получателя. В спорных ситуациях выдают акты технической экспертизы, которые имеют юридическую силу даже при судебных спорах.

Хранит все документы в соответствии с требованиям законодательства. Например, счет-фактура хранится 5 лет. Но это не значит, что она пропадет из системы через 5 лет, она будет помещена в архив, извлечь из которого документ можно в несколько кликов.

Также оператор документооборота оказывает поддержку на всех этапах взаимодействия с системой — от выбора тарифа до интеграции с учетной системой клиента. СБИС предлагает модуль интеграции с 1С, который позволяет отправлять документы из интерфейса 1С. Если у Вам другие учетные системы, например Oracle или SAP, то есть API для простой интеграции.

Как подключиться к ЭДО

Чтобы присоединиться к системе электронного документооборота, необходимо:

Оставить заявку на подключение

Рекомендуем подключиться к системе СБИС от оператора ООО «Компания «Тензор», т.к. более 40% всех организаций работают через данную систему.

Получить счет
и заключить договор

Специалист свяжется с Вами и подберет оптимальный тариф, направит всю необходимую информацию и приглашение на регистрацию на Вашу почту.

Установить необходимо программное обеспечение

При выборе СБИС установка и настройка программ происходит автоматически при помощи мастера настройки рабочего места.

Как выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора следует учитывать следующие факторы:

Защита от несанкционированного документы. Отчеты и документы содержат коммерческую тайну, которая не подлежит разглашению. Рекомендуется, чтобы у оператора ЭДО были собственные центры обработки данных, которые расположены только на территории России;
Удобство настройки и работы с программным обеспечением. Первоначальная настройка работы с системой документооборота должна быть под силу любому пользователю, без надобности вызывать технического специалиста;
Техническая поддержка. Наличие круглосуточной поддержки позволит решать любые технические проблемы в кратчайшие сроки, что позволит наладить бесперебойный обмен электронными документами;
Стоимость подключения. Она должна вписываться в бюджет клиента. Но не стоит выбирать самого дешевого оператора, так слишком низкая стоимость прямо сказывается на работоспособности сервиса и качестве технической поддержки.

Частые вопросы

Постановление Правительства от 26.12.11г. № 1137 гласит: “Оператор электронного документооборота – это организация обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем”. Оператор выступает в сделках как третье, незаинтересованное лицо, которое подтверждает официально факт обмена документами.

Согласно пп.1.3 главы 1 Приказа Министерства финансов РФ от 25.04.2011г. № 50н выставление и получение счетов-фактур должно осуществляться только через операторов ЭДО.

Главная роль операторов – осуществлять безопасный юридически заверенный обмен электронными документами в режиме онлайн.
Обеспечивать защиту данных и проверку наличия сертификата электронной подписи.
Согласовывать договора, проводить сверку взаиморасчетов.
Отправлять документы в контролирующие органы.
Сохранять и архивировать документацию в облачных хранилищах.
Подписывать документы с любого устройства, распределять по подразделениям и составлять маршруты согласования.
Поддерживать высокий уровень сервиса электронного документооборота.
Предоставлять круглосуточную техническую поддержку клиентов по телефонной линии или непосредственно на онлайн-площадках.
Обеспечивать роумингом пользователей, что позволяет контрагентам подключаться к разным системам документооборота для удачного обмена цифровой информацией.
Помогать работать с маркировкой и отправлять данные в “Честный знак”.
Форматировать документы в рамках действующих регламентов.
Оповещать налоговую службу о присоединении контрагента к СЭД для обмена документами и счетами-фактурами.
Давать официальные гарантии качественного документооборота.

Возможность обмена любыми документами в цифровом формате

Операторы электронного документооборота курируют не только документооборот счетов-фактур, но и любые документы, приведенные в электронный вид. Они интегрируют учетные записи контрагентов для адекватного отображения информации и электронной подписи.

Подключение к Регламенту онлайн-обмена

Подключившись к оператору ЭДО, абонент только один раз присоединяется к Регламенту взаимообмена и может осуществлять работу без дополнительных контрактов. Это удобнее, чем осуществлять ЭДО напрямую: начиная сотрудничество с новым контрагентом, придется подписывать договор межкорпоративного взаимодействия каждый раз. Это стоит денег. А если у вас 30, 40 или даже 100 контрагентов – это невыгодно.

Работа из разных корпоративных информационных систем

Не каждый контрагент согласится на смену своей КИС (корпоративной инфосистемы). Ему так привычнее, удобнее и выгоднее. Операторы предоставляют интеграционные решения для разных информационных систем. А если в компании нет информационной системы, оператор предложит взаимодействие с помощью веб-клиента. Работа через оператора дает возможность выбора путей сотрудничества.

Хранение важной документации

Каждый оператор предложит абонентам хранение документов, имеющих юридическую значимость. У СЭД (системы электронного документооборота) есть возможность сохранять любую документацию без потери законной силы. Ваши документы под защитой закона и защищены от форс-мажорных ситуаций.

Круглосуточная поддержка абонентов

Вам стоит обратиться к оператору ЭДО по телефону или написать на сайте и специалисты техподдержки оперативно решат любой вопрос.

Грамотное взаимодействие с налоговой инспекцией

Операторы не предоставляют документы в орган самостоятельно, они только регулируют процесс. Вам приходит запрос от налоговой, а операторы помогают оформить передачу документов.

Качество и стоимость услуг

Предоставление услуг абонентам строго регулируется и регламентируется законодательными и контролирующими органами. Каждая организация прошла проверку на профпригодность.

Стоимость зависит от количества отправленных документов – чем больше документов передано, тем ниже цена. Гибкие тарифные планы можно подстроить под конкретного абонента.

Вы всегда в курсе изменений в законодательстве

Операторы ЭДО выстраивают свою работу в соответствии с требованиями законов РФ. Они своевременно сообщат вам о малейших изменениях в законодательстве.

Обмениваться с контрагентами документами, не думая о том, к каким они подключены операторам, очень удобно. Поэтому большинство организаций, предоставляющих услуги ЭДО, наладили процессы инфраструктуры и готовы работать в роуминге со всеми операторами.

Если у компании настроен роуминг, она отправляeт и получает документы в обычном режиме. Для каждой пары контрагентов предусмотрена индивидуальная настройка роуминга. Для подключения роуминга необходимо, чтобы между операторами был настроен канал связи.

Если у вас с контрагентом разные операторы, роуминг необходим. Без него невозможен электронный документооборот. Процессы внутреннего обмена регулирует ФНС.

Роуминг призван выполнять следующие задачи:

Создать единую сеть доверия;
Обеспечить обмен документами, имеющими юридическую силу;
Внедрять и выполнять требования к процедуре обмена документами в СЭД.

Во многих организациях, предоставляющих услуги ЭДО, возможна автоматическая настройка роуминга. При автоматической настройке заявка не требуется – отсылаете приглашение контрагенту, он подтверждает, и вы начинаете взаимообмен документацией.

Если автоматическое подключение невозможно, нужно подать заявку вручную.

Проверить, есть ли роуминг между вами и оператором контрагента. Статус можно узнать в личном кабинете или обратившись к вашему оператору.
Запросить подключение в сервисе и заполнить заявку на подключение.
Отправить контрагенту приглашение или дождаться приглашения от него.
Дождаться оповещения о том, что роуминговая пара настроена.
Приступить к электронному документообороту.

На данный момент не каждая компания готова предоставить услуги связи через роуминг. Если между провайдерами роуминга (связи) нет, обмен электронными документами невозможен.

На сайте “РОСЭУ” можно узнать состояние взаимодействия операторов электронного документооборота и выбрать тех, которые готовы уже сегодня предоставить услуги роуминга между собой.

Тарифы по типу оплаты:

Фиксированные пакеты: Этот вариант подойдет компаниям, точно знающим какое количество документов им необходимо передать. Такого пакета хватит на продолжительное время: +/- один год. Чем больше пакет, тем выгоднее стоимость. Следует узнать у оператора, предусмотрен ли перенос неиспользованного остатка на следующий период;
По количеству отправленных документов: Этот тариф будет комфортен организациям, не прогнозирующим число отправляемых документов. Оплата происходит только за количество переданных документов;
Безлимитные тарифы: Предполагается неограниченное число отправляемых документов по фиксированной цене. “Безлимит” удобен для крупных поставщиков торговых сетей с крупным документооборотом.

У каждого оператора предусмотрены скидки и акции – стоит поинтересоваться у своего провайдера на наличие программы лояльности.

Название	ООО Тензор	Контур.Диадок	ООО Такском	Корус	АО Калуга Астрал	Точка	ELMA ECM
Загрузка документов	вручную и автоматически	вручную и автоматически	вручную и автоматически	вручную	вручную и автоматически	вручную и автоматически	вручную и автоматически
Подключение (Сертификат ЭДО)	от 1000 руб./год	4000 руб./год	от 1000 руб.	от 350 руб. месяц	от 500 руб./год	450 руб./месяц	от 500 руб./месяц
Хранение документов в Облаке	да	да	да	бесплатно в течение 6 месяцев	да	да	да
Роуминг м/у операторами ЭДО	да	да	да	да	да	нет	да
Мобильное приложение	да	да	да	да	да	нет	да
Конструктор документов	да	да	да	да	да	нет	да
Стоимость исходящих	от 3 тыс. руб. руб./ от 1200 пакетов	от 1,9 тыс. руб./ от 250 документов	от 2 тыс. руб./от 200 документов	от 4 руб. за документ	от 3,2 руб. за документ/от 50 документов	450 руб./от 100 документов	—
Стоимость входящих	бесплатно	бесплатно	бесплатно	бесплатно	бесплатно	бесплатно	бесплатно
Интеграция с 1С	от 4000 тыс. руб.	от 13700 тыс. руб.	—	—	—	бесплатно	от 5000 тыс. руб.

Дополнительные вопросы и ответы

Эти данные есть в Едином справочнике по пользователям ЭДО. Заходите на платформу ЭДО, кликаете на кнопку “Контрагенты”, вводите название организации контрагента. Можете отправить ему приглашение или запрашивать приглашение от него и начинать обмен документацией.

В случае, если ваш партнер продолжает работать на бумаге, вы можете отправлять документ по защищенной ссылке через электронную почту. Контрагент получит документ – входящие для него бесплатны. Но отправить документ не сможет.

Отправить документы по электронной почте.
Заказать доставку курьером.

Формализованные документы перед отправкой сервис проверяет автоматически. Каждый файл будет сверен с законодательной базой.

Отправьте контрагенту документ с квалифицированной электронной подписью. Если документ отправился, значит, обмен возможен и роуминг подключен автоматически. В обратном случае откроется форма заявки на роуминг.

Стоимость роуминга можно узнать только у своего оператора.

Такое невозможно. Документы, к которым применен шифр, можно отправлять только в сети одного оператора.

Например, СБИС и Контур Диадок принимают приглашение автоматически. У вас есть возможность посмотреть, с кем из контрагентов на данный момент уже есть роуминг и приступить к онлайн-обмену.

Узнать, отправлен ли документ, можно, только если он формализованный (счет-фактура, УПД, УКД, товарные накладные, акты приемки-сдачи). В уведомлении о прохождении документа должен появиться идентификационный номер ЭДО получателя.

Остались вопросы по сервисам СБИС?

Если у Вас возникли вопросы по работе в системе, заполните заявку ниже. Наши специалисты решат Вашу задачу в кратчайшие сроки.